法務を目指してい総務の方へ、将来法務になったときにきっと役に立つ、総務のうちにできることを記載していきます。
私も総務経験が長く、総務の業務内容の中でもより法務に近い業務に積極的に手を挙げて取り組んでいました。
現在、法務の募集要項を見てみても、従来ならば総務の業務だったものも多く含まれています。
総務の業務でも、法律に関係するものは法務に適法に担当して欲しいという企業のニーズなのではないかと思います。
それでは見ていきましょう。
1.契約書管理業務
契約書管理が総務の業務である企業は多いと思います。
管理する上で、内容を確認して分類するという作業は必要だと思います。
ここで多くの契約書や覚書に触れることができると、将来法務になったときに役立つ経験を得ることができます。
よく書類保管庫にこもっていました！
2.各種機関運営
総務が株主総会や取締役会の事務局を担当するという企業は多いと思います。
現在、成長中の企業の法務の募集要項を見ると、機関運営が一番目に記載していることが多いです。
適法な会議体運営を法務に担当して欲しいという企業も想いが感じられます。
役員と接することは緊張感もあるかと思いますが、積極的に手を挙げて欲しいと思います。
3.防火管理
私は長年、防火管理者を担当しており、何度所轄の消防署に出向いたかわかりません。
防火管理はどの企業にも必要なもので、消防法の知識は欠かせません。
そういった法定書類の申請を法務に相談されることも多いと思います。
現在、防火管理を担当している総務は、消防計画から始まって、防火設備点検、消防訓練などの届出を作成する上で、消防法の知識を深めてもらいたいと思います。
4.安全衛生管理
総務だけでなく、人事も関連するところですが、この業務も労働安全衛生法に基づき、適法な対応を求められます。
私も第一種衛生管理者の資格を取得しており、衛生委員会の活動をしていました。
5.稟議決裁管理
稟議書や決裁書が稟議決裁基準表通りに決裁されているか確認し、保管します。
また、稟議決裁は企業の全部署にかかわりがあるものであり、稟議決裁基準の問い合わせなど多数の部署とやり取りが発生します。
そういった関係性は法務になったときに役立つものとなると思いますし、実際私も役立ちました。
あの部署のキーパーソンは誰で、誰に相談すれば話が早いかなど、社内調整に役立ちました。
6.株主管理業務
上場会社の場合、担当の信託銀行と協力して実施することになりますが、そこまで業務は多くありません。
定期的に株主名簿をダウンロードして、取締役会で株主構成を報告したり、基準日の株主を確認したり等の業務があります。
7.会社規程管理
規程が改訂されたら、社員に改訂の案内をし、企業のイントラネット等に登録します。
総務では規程の改訂対応はあまりないかと思いますが、規程管理をする上で、規程の内容を把握しておくことが重要になると思います。
自社の全規程に目を通しておくと、のちのち役に立ちますよ！
8.許認可管理
企業で取得している許認可の有効期間等を管理し、当該許認可を担当している部署と連携して管理していきます。
その他、総務部門で管理している許認可の更新対応もあります。
こういった各許認可を主管する関係官庁への対応も法務に近い業務だと思います。
9.知的財産権管理
企業で取得している特許権や商標権の更新等を管理します。
手続きは弁理士事務所にお任せすると思いますが、特に新規申請の場合は特許法や商標法の知識がなければ弁理士事務所と会話することができません。
私は、海外への申請（商標権）も経験しましたが、国によって同じものが登録されたりされなかったりと様々でした。
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10.不動産関連業務
新たにオフィスを賃貸するときの契約交渉や、オフィスを退去するときの原状回復費用の交渉等があります。
私はビルオーナーと原状回復費用の交渉が記憶に残っています。
あまりにも高額な費用が請求されたので、契約書の原状回復基準を読み込み、他業者の見積りを取ったりして、減額に成功しました。
不動産関連の業務は好きでした！
11.環境法制関連業務
工場や大電力を消費する施設を有している企業は、毎年省エネ法に基づく電力使用量等の届出が必要になります。
また、類似する独自の届出を条例で制定している都道府県もあります。
私も東京都の環境確保条例が制定されたときに担当しており、当初の緩和措置を受けるために東京都と交渉した記憶があります。
12.事業継続計画（BCP）
事業継続計画の策定もどこが主管部署かわからないところがありますが、法務が担当する可能性もある業務です。
実際、私も法務として部署にヒアリングをかけたこともあります。
ただ、地震等の被害をどこまで想定して策定するのか、難しい業務です。
13.まとめ
ここまで総務の方が法務を目指すために今できることを記載しました。
総務の方が今できることは以下の12点です。
総務は現在求められる幅広い法務の業務範囲に近いため、将来法務になったときのために積極的に関係する業務に手を挙げて欲しいと思います。
総務時代の経験はとても役に立っています！
